Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Suomen seksologisen seuran (jatkossa: seura) jäsenrekisterin käyttötarkoitus on jäsenyyden hoito ja jäsenviestintä, jäsenmaksujen kerääminen ja jäsenten vapaaehtoinen asiantuntijatietojen kokoaminen asiantuntijarekisteriin. 

Lisäksi seura ylläpitää tietoja myöntämistään kansallisista auktorisoinneista ja käsittelemistään pohjoismaisista NACS-auktorisoinneista.

Lisäksi erillisten tapahtumien, kuten konferenssien, yhteydessä kerätään tietoja ilmoittautuneista mahdollista laskutusta ja yhteydenpitoa varten.

Jäsenrekisterin ylläpitäjä ja käsittelijä

Seuran jäsenrekisteri Membookia ylläpitää seura. Seurassa jäsenrekisterin tietoja käsittelee ja yhteyshenkilönä toimii järjestösihteeri (jarjestosihteeri(at)seksologinenseura.fi). Rekisterin käsittelijänä toimii Membook Oy, jossa yhteyshenkilönä toimii Mari Siuvatti (mari.siuvatti(at)membook.fi).

Lisäksi seura kokoaa auktorisoiduista henkilöistä auktorisointirekisteriä. Tietoja säilytetään suljetussa Google Drive -kansiossa, jonne on pääsy järjestösihteerillä, seuran hallituksella ja auktorisointityöryhmän jäsenillä.

Tapahtumiin ilmoittautumiset kootaan SurveyMonkey-palvelulla ja niitä säilytetään suljetussa Google Drive -kansiossa, jonne on pääsy järjestösihteerillä ja seuran hallituksella.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterin tietosisältö käsittää jäsenen antamat yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), seuraan liittymispäivän, jäsenmaksutiedot ja jäsenen itsensä avoimeen asiantuntijarekisteriin kirjaamat tiedot omasta ammatti- ja koulutustaustasta sekä mahdollisista seksologian alan auktorisoinneista.

Auktorisointirekisteriin kerätään auktorisointihakemuksesta auktorisoidun henkilön nimi, syntymäaika, auktorisointityyppi ja auktorisoinnin myöntöpäivä.

Tietolähteet

Jäsenrekisterissä ylläpidetyt yhteystiedot kerätään jäseniltä jäsenhakemuksessa. Jäseneksi hyväksymisen jälkeen jäsen vastaa itse yhteys- ja asiantuntijatiedoistaan Membookin omalla sivullaan. Jäsenen henkilö- ja mahdolliset asiantuntijatiedot poistetaan rekisteristä, jos jäsenyys päättyy. Laskutustiedot säilytetään kirjanpidollisista syistä.

Auktorisointirekisteriä varten tiedot kerätään auktorisointihakemuksesta. Muut tiedot, kuin auktorisointirekisteriin säilytettäväksi tarkoitetut tiedot ja laskutustiedot hävitetään auktorisointihakemuksen käsittelyn ja auktorisointimaksutapahtuman jälkeen. 

Tapahtumailmoittautumistiedot kerätään ilmoittautumislomakkeella, johon käytetään SurevyMonkey-palvelua. Tiedot laskutustietoja lukuunottamatta hävitetään tapahtuman jälkeen.

Tietojen luovutus ja siirto

Membookin ja auktorisointirekisterin tietosisällöt eivät ole julkisia. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai siirretä muihin palveluihin. Jäsen itse lisää Membookissa asiantuntintijahakuun ne tiedot, jotka haluaa julkisiksi. Halutessaan jäsen voi myös poistaa asiantuntijahakutiedot. 

Rekisterin suojaaminen

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Palvelimet, joihin jäsenrekisteri on tallennettu, on suojattu salasanalla, palomuureilla sekä muilla tarvittavilla teknisillä suojauksilla. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan seuran yhteyshenkilölle kaikista sellaisista seikoista, jotka edellyttävät ylimääräisiä teknisiä tai muita suojaustoimenpiteitä (kuten tietomurto). Jäsen vastaa itse Membookissa suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä ja palvelun käytöstä sekä sen varmistamisesta, että hän noudattaa tietosuoja-, tietoturva- ja turvallisuuslakeja sekä määräyksiä. 

Auktorisointirekisteri on tietoturvallisesti seuran hallinnoimalla Google Drive -tilillä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkistuspyyntö

Jäsenellä on henkilötietolain perusteella tarkistusoikeus hänestä jäsenrekisteriin tallennettuihin tietoihin. Tarkistuspyyntöä toteutettaessa henkilö tulee tunnistaa. Pyynnön voi lähettää yhteyshenkilölle, joka on seuran järjestösihteeri, sähköpostiosoitteeseen: jarjestosihteeri(at)seksologinenseura.fi.

Opintopiirien tietosuoja

Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Suomen seksologisen seuran opintopiirin (jatkossa opintopiirit) jäsenrekisterien käyttötarkoitus on ylläpitää suhdetta opintopiirin jäseniin. Lisäksi opintopiirit keräävät osallistujatiedot järjestämiinsä tapahtumiin, jotka on tarkoitettu Suomen seksologisen seuran jäsenille.

Jäsenrekisterin ylläpitäjä ja käsittelijä

Jäsenrekisterin ylläpitäjinä toimivat opintopiirit. Tietoja käsittelee opintopiirien vetäjät (yhteystiedot kustakin opintopiiristä löydät seuran verkkosivulta) ja seuran jäsenyyden tarkastamista varten seuran järjestösihteeri (jarjestosihteeri(at)seksologinenseura.fi).

Rekisterin tietosisältö

Opintopiirirekisterin tietosisältö käsittää opintopiiriläisen nimen ja sähköpostiosoitteen. 

Tietolähteet

Opintopiirirekisterissä ylläpidetyt yhteystiedot kerätään opintopiirin jäsenen liittyessä opintopiiriin. Opintopiirin jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä, jos hän päättää jättää opintopiiritoiminnan tai hänen jäsenyytensä seurassa päättyy.

Tietojen luovutus ja siirto

Opintopiirin jäsenen tietosisällöt eivät ole julkisia. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai siirretä muihin palveluihin. 

Rekisterin suojaaminen

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Palvelimet, joihin opintopiirirekisteri on tallennettu, on suojattu salasanoilla, palomuureilla sekä muilla tarvittavilla teknisillä suojauksilla. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan opintopiirin yhteyshenkilölle kaikista sellaisista seikoista, jotka edellyttävät ylimääräisiä teknisiä tai muita suojaustoimenpiteitä (kuten tietomurto).

Tarkistuspyyntö

Opintopiirin jäsenellä on henkilötietolain perusteella tarkistusoikeus hänestä rekisteriin tallennettuihin tietoihin. Tarkistuspyyntöä toteutettaessa henkilö tulee tunnistaa. Pyynnön voi lähettää opintopiirin yhteyshenkilölle. Yhteystiedonkin kunkin opintopiirin yhteyshenkilöstä löydät seuran verkkosivulta.