Suomen Seksologinen Seura jäsenrekisteri Membookin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Seksologinen Seura

Posti- ja käyntiosoite:

PL 1

25701 Kemiö

Rekisteri on jäsenrekisteri jota käyttää Suomen Sekologinen Seura omien jäsentensä osalta.

Yhdistyslain 11§ mukaisesti.

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Suomen Seksologinen Seura

PL1

25701 Kemiö

jarjestosihteeri@seksologinenseura.fi

2. Rekisteröidyt

– Varsinaiset jäsenet

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyssuhteen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

– Jäsenten rekisteröinti

– Sähköinen ja muu jäsenviestintä

– Jäsenyyteen kuuluvien palvelujen ja etujen tarjoaminen

– Seuran tarkoitusta edistävät kyselyt ja tutkimukset

–  Analysointi ja tilastointi

  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen

Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Suomen seksologisen seuran (jatkossa: seura) jäsenrekisterin käyttötarkoitus on jäsenyyden hoito ja jäsenviestintä, jäsenmaksujen kerääminen ja jäsenten vapaaehtoinen asiantuntijatietojen kokoaminen asiantuntijarekisteriin.

Lisäksi seura ylläpitää tietoja myöntämistään kansallisista auktorisoinneista ja käsittelemistään pohjoismaisista NACS-auktorisoinneista.

Lisäksi erillisten tapahtumien, kuten konferenssien, yhteydessä kerätään tietoja ilmoittautuneista mahdollista laskutusta ja yhteydenpitoa varten.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Jäsenrekisteri sisältää jäsenten, henkilötietoja sekä jäsenen itsensä avoimeen asiantuntijarekisteriin kirjaamat tiedot omasta ammatti- ja koulutustaustasta sekä mahdollisista seksologian alan auktorisoinneista. Tämä on palvelu, jonka jäsen voi halutessaan hyödyntää.

Auktorisointirekisteriin kerätään auktorisointihakemuksesta auktorisoidun henkilön nimi, syntymäaika, auktorisointityyppi ja auktorisoinnin myöntöpäivä.

Henkilötiedot

– nimi

– osoitetiedot

– puhelinnumero

– sähköposti

Jäsenyyttä koskevat tiedot

jäsensuhdetta koskevat tiedot

  • liittymistiedot
  • jäsenyyden päättäminen
  • laskutus- ja maksutiedot
  • opiskelupaikka
  • mahdolliset palvelu / yritystiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä joko seuran jäsenrekisterivastaavalle osoitteeseen: jarjestosihteeri@seksologinenseura.fi

Voit myös tarkistaa ja korjata itse omia tietoja rekisteröitymällä jäsenrekisteri Membookin käyttäjäksi. Suosittelemme tätä vahvasti, sillä näin voit itse myös omatoimisesti tarkastaa ne tiedot, mitä seuran rekisteri sinusta sisältää.

Tarkastusoikeus

Jäsen voi tarkistaa ja korjata jäsenrekisterissä olevat henkilötietonsa sekä koulutustaan ja palvelujaan koskevat tiedot rekisteröitymällä jäsenrekisteri Membookin käyttäjäksi (rekisteröityminen jäsenkohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla) tai olemalla yhteydessä seuran järjestosihteeriin.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, voit poistaa ne rekisteristä tai pyytää järjestösihteeriä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Jäseniltä jäsenhakemuksessa. Jäseneksi hyväksymisen jälkeen jäsen vastaa itse yhteys- ja asiantuntijatiedoistaan Membookin omalla sivullaan ja niiden oikeudellisuudesta.
  • Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla.

Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille.

Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Henkilöiden tiedot poistetaan viimeistään 1 vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

9. Henkilötietojen käsittelijät

  • Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät Suomen Seksologisen seuran luottamushenkilöt.

– Lisäksi Membookin työntekijät voivat käsitellä tietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti (Tietosuoja-asetuksen artikla 28.3).

  • Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja-asetuksen mukaisesti (Tietosuoja-asetuksen artikla 28.3).

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Evästeet ja selailun seuranta

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Suomen Seksologisen seuran ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

– Jäsenrekisteri Membookin palvelinkeskus sijaitsee fyysisesti Suomessa ja yhteys on turvattu SSL-sertifikaatilla (Membook-tietoturva).

– Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

– Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat

oikeutettuja käyttämään vain tietyt ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

– Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekäkäyttöoikeuksin.